1. Services et éditeur concernés
Cette page concerne l'application mobile KoelaReport (Android et iOS) et le portail en ligne KoelaOne, édités par Quentin Froger, entrepreneur individuel — contact@koela.io. Les coordonnées postales complètes figurent dans les Mentions légales.
Ces deux services partagent un compte unique : supprimer ce compte met fin à l'accès à l'application comme au portail.
Résilier son abonnement et supprimer son compte sont deux démarches distinctes : la résiliation arrête la facturation mais conserve le compte et les données ; la suppression efface définitivement le compte et les données, sous réserve des conservations légales décrites au point 5.
2. Résilier l'abonnement (le compte est conservé)
La résiliation s'effectue directement depuis votre espace client, sans avoir à nous contacter :
- connectez-vous au portail portail.koelaone.fr ;
- ouvrez Mon espace, puis l'onglet Licences (ou la page Facturation) ;
- en bas de page, cliquez sur « Résilier mon abonnement » et confirmez.
La résiliation peut également être demandée par e-mail à contact@koela.io depuis l'adresse du compte.
Effet. Conformément à l'article 5 des CGV, la résiliation prend effet au terme de la période déjà réglée (mois en cours, ou année en cours pour la formule annuelle) : l'accès est maintenu jusqu'à cette date, aucun nouveau prélèvement n'est effectué, et les sommes versées au titre de la période entamée restent acquises, sans remboursement prorata temporis. Tant que ce terme n'est pas atteint, la résiliation peut être annulée depuis le même écran.
Période d'essai. Une résiliation demandée pendant l'essai met fin à celui-ci à sa date de fin, sans aucun prélèvement.
Abonnement souscrit via Google Play ou l'App Store. Si votre abonnement a été souscrit depuis une boutique d'applications, il doit être résilié depuis celle-ci — Google Play : « Paiements et abonnements » puis « Abonnements » ; App Store : « Réglages », votre nom, puis « Abonnements ».
3. Demander la suppression du compte et des données
Étape 1 — Récupérez ce que vous souhaitez conserver. La suppression est définitive et irréversible. Avant de la demander, exportez vos rapports (PDF) et vos modèles (fichiers .koela) depuis l'application ou le portail.
Étape 2 — Envoyez votre demande. Trois voies équivalentes :
- Depuis l'application KoelaReport : écran « Mon compte », lien « Supprimer mon compte et mes données » en bas de page, qui renvoie vers la présente page ;
- Depuis le portail KoelaOne : « Mon espace », onglet « Licences », lien « Supprimer mon compte et mes données » en bas de page ;
- Par e-mail : écrivez à contact@koela.io depuis l'adresse e-mail du compte, avec pour objet « Suppression de compte », en indiquant vos nom et prénom, l'adresse e-mail du compte et le nom de votre structure.
Étape 3 — Vérification et confirmation. Nous accusons réception sous 3 jours ouvrés et vérifions que la demande émane bien du titulaire du compte (réponse depuis l'adresse e-mail enregistrée, ou question de vérification). La suppression est ensuite exécutée et confirmée par e-mail dans un délai maximal de 30 jours à compter de la demande vérifiée, conformément à l'article 12 du RGPD.
Aucun frais n'est demandé pour cette démarche.
Cas particulier — utilisateur rattaché à une entreprise cliente. Si votre compte a été créé par votre employeur ou par la structure qui vous emploie, celle-ci est responsable de traitement pour les données professionnelles concernées : adressez votre demande à l'administrateur de votre structure, qui peut supprimer votre accès depuis le portail. Nous relayons toute demande reçue dans ce cas et vous en informons.
4. Données supprimées
La suppression du compte entraîne l'effacement définitif des données suivantes, sans possibilité de restauration :
- Compte et profil : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (chiffré), rôle, préférences d'affichage ;
- Authentification : sessions actives, jetons d'accès et de rafraîchissement, appareils enregistrés ;
- Contenus : rapports et brouillons, PDF générés, photos, annotations, pièces jointes et fichiers stockés ;
- Modèles : modèles de rapport, bibliothèques de compléments et éléments personnalisés créés depuis le compte ;
- Activité métier : clients, dossiers, interventions, plannings, commentaires et messages d'équipe rattachés au compte ;
- Technique : notifications, files de synchronisation et données de fonctionnement associées au compte ;
- Facturation : le profil client rattaché au prestataire de paiement Stripe, à l'exception des pièces comptables visées au point 5.
Lorsque la suppression porte sur l'ensemble d'une structure, les comptes des collaborateurs rattachés et les données partagées de cette structure sont supprimés dans les mêmes conditions.
5. Données conservées après la suppression, et durées
Certaines données ne peuvent pas être supprimées à la demande, parce que la loi impose leur conservation ou parce qu'elles sont nécessaires à la preuve et à la sécurité. Elles sont alors isolées, minimisées et ne servent plus à aucun autre usage :
- Factures et pièces comptables (identité de facturation, montants, dates) : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné — obligation légale (article L. 123-22 du code de commerce, article L. 102 B du Livre des procédures fiscales) ;
- Preuves d'acceptation des CGU/CGV (identifiant du compte, version acceptée, date) : 5 ans, aux fins de preuve contractuelle ;
- Journaux techniques et de sécurité (adresse IP, horodatage de connexion, identifiant technique de l'appareil) : 12 mois maximum, à des fins de sécurité, de prévention de la fraude et de preuve du respect des licences ;
- Sauvegardes chiffrées : les données supprimées peuvent subsister dans les sauvegardes de sécurité jusqu'à leur rotation, soit 90 jours au maximum. Elles ne sont utilisées que pour une restauration après incident et sont ensuite définitivement écrasées ;
- Données détenues par Stripe (prestataire de paiement) : conservées selon la politique de Stripe et ses propres obligations légales. Aucune donnée de carte bancaire n'est stockée par l'éditeur.
En dehors de ces catégories, aucune donnée n'est conservée après l'exécution de la demande.
6. Supprimer une partie seulement de vos données
Il n'est pas nécessaire de supprimer votre compte pour effacer des données précises. À tout moment, depuis l'application ou le portail, vous pouvez supprimer individuellement un rapport, une photo ou une pièce jointe, un modèle, un client, un dossier ou une intervention.
Pour une suppression ciblée que l'interface ne permet pas (par exemple l'historique des messages d'équipe ou l'ensemble des photos d'une période), écrivez à contact@koela.io en précisant les données concernées. La demande est traitée dans les mêmes délais qu'au point 3.
7. Conséquences de la suppression
- L'accès à l'application KoelaReport et au portail KoelaOne est immédiatement perdu ;
- L'abonnement en cours est résilié ; aucun remboursement n'est dû au titre de la période entamée (article 5 des CGV) ;
- Les collaborateurs rattachés à la structure supprimée perdent également leur accès et leurs données partagées ;
- Les documents déjà exportés ou transmis à vos propres clients ne sont pas affectés : ils sont sous votre maîtrise ;
- Aucune restauration n'est possible après exécution de la demande, y compris en cas de réinscription ultérieure.
8. Vos autres droits
Outre l'effacement, vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives post-mortem. Ces droits s'exercent à contact@koela.io. Le détail des traitements figure dans la Politique de confidentialité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
