Article 1 — Objet et définitions
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (« CGU ») régissent l'accès et l'utilisation des Services Koela édités par Quentin Froger, entrepreneur individuel (« l'Éditeur »).
Définitions :
- Services : l'application KoelaReport Local (version locale), les services en ligne KoelaOne (offre Premium), le portail destiné aux prestataires, le site web et toute fonctionnalité associée.
- Client : le professionnel (entreprise, entrepreneur individuel, association ou organisme public) qui souscrit une offre payante pour les besoins de son activité, acquitte le prix des Licences, les attribue et désigne le ou les administrateurs de son Compte.
- Utilisateur : toute personne qui accède aux Services ou crée un compte, dans le cadre de son activité professionnelle ou pour le compte d'un Client.
- Licence : droit d'accès aux Services souscrit par le Client, strictement personnel et nominatif, attribué par le Client à une seule personne physique déterminée.
- Utilisateur autorisé : la personne physique à laquelle une Licence est attribuée, identifiée par son nom et par une adresse e-mail qui lui est propre.
- Identifiants : l'adresse e-mail, le mot de passe et tout code ou jeton de connexion permettant à un Utilisateur d'accéder aux Services.
- Appareil : tout terminal (téléphone, tablette, ordinateur) depuis lequel les Services sont utilisés, reconnu par un identifiant technique attribué lors de la connexion.
- Compte : l'espace personnel de l'Utilisateur, accessible au moyen de ses Identifiants.
- Contenu Utilisateur : tout élément créé, importé, stocké ou diffusé par l'Utilisateur via les Services, notamment les rapports d'intervention, modèles, pièces jointes, photographies et données saisies.
- Prestataire : tiers destinataire de rapports diffusés par un Utilisateur via les Services.
Services réservés aux professionnels. Les Services sont exclusivement destinés aux professionnels et ne sont pas proposés aux consommateurs au sens de l'article liminaire du Code de la consommation. En créant un Compte, en acceptant les présentes CGU ou en souscrivant une offre, l'Utilisateur déclare agir à des fins qui entrent dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, ou de celle du Client pour le compte duquel il utilise les Services.
Article 2 — Acceptation des CGU
L'utilisation des Services suppose l'acceptation pleine et entière des présentes CGU, acceptées expressément lors de la création du Compte ou de la première utilisation. À défaut, l'Utilisateur doit renoncer à utiliser les Services.
Article 3 — Description des Services et des offres
KoelaReport permet à l'Utilisateur de créer ses propres modèles de rapports d'intervention, de générer et d'exporter ces rapports (notamment au format PDF), de les diffuser à des Prestataires et de collecter les informations nécessaires au paiement et à la création des comptes sur le portail.
Les Services sont proposés selon deux offres :
- KoelaReport Local : application installée et fonctionnant localement sur l'appareil de l'Utilisateur ; les données et fichiers sont conservés sur l'appareil de l'Utilisateur. Une connexion Internet reste nécessaire à l'activation de la Licence et, périodiquement, à sa vérification (article 4.4).
- KoelaOne Premium : offre en ligne incluant des fonctionnalités étendues et collaboratives (notamment portail web, agenda, dossiers et stockage en ligne des rapports et pièces jointes).
Chacune de ces offres est souscrite par Licence, dans les conditions de l'article 4 : une Licence permet à une seule personne d'utiliser les Services.
Assistant Koela (IA). Les Services peuvent comprendre, en option, une fonctionnalité d'assistance à la rédaction dénommée « Assistant Koela (IA) », reposant sur une intelligence artificielle. Elle permet de corriger l'orthographe, la grammaire et la ponctuation d'un rapport entier, de proposer des reformulations et de remplir le questionnaire d'un rapport par dictée vocale — guidée pas-à-pas ou en dictée libre, en langage naturel. Les contenus générés par cette fonctionnalité sont des propositions que l'Utilisateur doit relire, corriger le cas échéant et valider ; l'assistant ne finalise ni ne signe jamais un rapport. Conformément à l'article 9.1, l'Utilisateur reste seul responsable du contenu final de ses rapports. Les conditions commerciales de cette option figurent dans les CGV.
Bibliothèque modifiable. Les Services peuvent comprendre, en option, la possibilité pour le Client de modifier lui-même la bibliothèque de textes des modèles de rapport réalisés pour lui par l'Éditeur, la bibliothèque d'origine restant conservée. Les conditions commerciales de cette option figurent à l'article 7 bis des CGV.
L'Éditeur peut faire évoluer, suspendre ou supprimer tout ou partie d'une fonctionnalité ou d'une offre, sans que cela ouvre droit à indemnité.
Article 4 — Compte, Licences nominatives et sécurité
4.1 Compte et Identifiants
L'Utilisateur fournit des informations exactes lors de la création de son Compte et les maintient à jour. Il est seul responsable de la confidentialité de ses Identifiants et de toute activité réalisée au moyen de ceux-ci, et informe sans délai l'Éditeur de toute utilisation non autorisée.
4.2 Licence nominative — interdiction du partage
Chaque Licence est strictement personnelle et nominative : elle ne peut être utilisée que par l'Utilisateur autorisé auquel le Client l'a attribuée. Sont notamment interdits, que ce soit simultanément ou successivement :
- la communication des Identifiants d'un Utilisateur autorisé à toute autre personne, y compris un collègue, un associé, un remplaçant, un sous-traitant, un apprenti ou un stagiaire ;
- l'utilisation d'une même Licence par plusieurs personnes, y compris à tour de rôle, par roulement d'équipes ou depuis un Appareil commun ;
- la création ou l'utilisation de comptes génériques ou collectifs, non rattachés à une personne physique déterminée (par exemple « technicien@… », « equipe@… » ou « contact@… ») ;
- tout procédé ayant pour objet ou pour effet de permettre à un nombre de personnes supérieur au nombre de Licences souscrites d'utiliser les Services.
Un Utilisateur autorisé peut utiliser sa Licence sur les Appareils dont il se sert lui-même, dans les limites prévues à l'article 4.4.
4.3 Réattribution d'une Licence
Le Client peut réattribuer une Licence à un autre Utilisateur autorisé depuis le portail, notamment en cas de départ, de changement de fonction ou d'absence prolongée d'un collaborateur. La réattribution doit être durable : elle ne peut servir à faire circuler une même Licence entre plusieurs personnes. Sauf départ définitif du titulaire précédent, une même Licence ne peut être réattribuée plus d'une fois par période de trente (30) jours. Le nouvel Utilisateur autorisé reçoit ses propres Identifiants : une réattribution ne peut en aucun cas s'opérer par la transmission des Identifiants du titulaire précédent.
4.4 Mesures techniques de contrôle
Afin de garantir le respect du présent article, le Client et les Utilisateurs acceptent que l'Éditeur mette en œuvre des mesures techniques de contrôle, notamment :
- la limitation du nombre d'Appareils pouvant être connectés simultanément au titre d'une même Licence, le cas échéant à un seul téléphone ou une seule tablette à la fois ;
- la fermeture automatique de la session ouverte sur un Appareil lorsque les mêmes Identifiants sont utilisés sur un autre Appareil ;
- la vérification périodique de la Licence, qui suppose une connexion de l'application aux serveurs de l'Éditeur au moins une fois tous les sept (7) jours ; à défaut, l'application peut passer en lecture seule jusqu'à la connexion suivante, sans perte des données présentes sur l'Appareil ;
- la demande d'un code de vérification, adressé à l'adresse e-mail de l'Utilisateur autorisé, lors d'une connexion depuis un nouvel Appareil ;
- l'enregistrement des connexions (date, heure, adresse IP, type et identifiant technique de l'Appareil), dans les conditions de la Politique de confidentialité.
Ces mesures font partie des caractéristiques des Services. Leur mise en œuvre, leur évolution ou leur déclenchement ne constituent pas un manquement de l'Éditeur et n'ouvrent droit à aucune indemnité ni à aucun remboursement.
4.5 Responsabilité du Client
Le Client répond du respect du présent article par toute personne qui accède aux Services au moyen des Licences qu'il a souscrites ou des Identifiants qu'il a attribués, comme de son propre fait. Les conséquences d'une utilisation non conforme des Licences sont précisées à l'article 6 des CGV.
Article 5 — Règles d'usage
L'Utilisateur s'engage à utiliser les Services conformément à la loi et aux présentes CGU. Il s'interdit notamment de :
- porter atteinte aux droits de tiers, à l'ordre public ou aux bonnes mœurs ;
- importer ou diffuser des contenus illicites, diffamatoires, ou portant atteinte à des données personnelles de tiers sans base légale ;
- tenter d'accéder frauduleusement aux Services, de les perturber ou d'en compromettre la sécurité ou l'intégrité ;
- décompiler, désassembler, pratiquer la rétro-ingénierie, reproduire, extraire ou réutiliser tout ou partie des Services, de leur code, de leurs bases de données ou du format .koela, hors des cas autorisés par la loi ;
- partager une Licence ou des Identifiants en méconnaissance de l'article 4.2 ;
- contourner les limitations techniques ou les conditions d'une offre, notamment neutraliser, falsifier ou réinitialiser l'identifiant technique d'un Appareil, ou empêcher la vérification de la Licence prévue à l'article 4.4.
Tout manquement peut entraîner la suspension ou la suppression du Compte, sans préjudice de tout recours.
Article 6 — Propriété intellectuelle de l'Éditeur
L'ensemble des éléments composant les Services est et demeure la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses ayants droit. Sont notamment protégés, sans que cette liste soit limitative :
- la marque KOELA (marque verbale française n° 26 5233667), les dénominations « Koela », « KoelaReport », « KoelaOne », ainsi que les logos, chartes graphiques et signes distinctifs ;
- le code source et le code objet de l'ensemble des composants logiciels (application mobile et locale, interfaces web, interface de programmation/API, portail prestataires) ;
- l'architecture logicielle, les modèles de données, les schémas de base de données et le savoir-faire technique ;
- le format de fichier propriétaire .koela d'import/export de modèles, le moteur de modèles de rapports et les mécanismes de génération de documents ;
- les interfaces, designs, éléments graphiques, textes, structures de rapports types et la documentation.
Aucune disposition des présentes n'emporte cession d'un quelconque droit de propriété intellectuelle au profit de l'Utilisateur. L'Utilisateur bénéficie uniquement d'un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non transférable, limité à la durée de son accès aux Services et au périmètre de l'offre souscrite. Toute reproduction, représentation, adaptation, extraction ou exploitation non autorisée est interdite et expose son auteur à des poursuites.
Article 7 — Propriété et usage du Contenu Utilisateur
L'Utilisateur demeure propriétaire de son Contenu Utilisateur (rapports, modèles, pièces jointes, données saisies). Il garantit disposer de tous les droits et autorisations nécessaires sur ce contenu et que celui-ci ne porte pas atteinte aux droits de tiers ni à la réglementation applicable, notamment en matière de données personnelles.
Pour permettre le fonctionnement des Services, l'Utilisateur concède à l'Éditeur une licence non exclusive, limitée à ce qui est strictement nécessaire à l'hébergement, au traitement technique, à l'affichage, à la sauvegarde et à la diffusion du Contenu Utilisateur conformément aux instructions de l'Utilisateur et aux offres souscrites.
7.1 Licence à des fins de démonstration commerciale
L'Utilisateur autorise l'Éditeur à présenter, à titre de démonstration commerciale, l'aspect visuel de rapports générés au moyen des Services, dans le seul but d'illustrer les rendus et les capacités de mise en forme de l'application. Cette autorisation est encadrée comme suit :
- elle porte uniquement sur l'apparence visuelle et la mise en forme des rapports, à l'exclusion de toute exploitation du contenu substantiel, des données chiffrées, techniques ou nominatives qui y figurent ;
- elle s'exerce dans un cadre de présentation directe (rendez-vous, démonstrations, présentations commerciales à un prospect ou client), et non dans des campagnes publicitaires de masse ni dans des supports publicitaires diffusés au public ;
- l'Éditeur s'engage à masquer, flouter ou anonymiser toute donnée permettant d'identifier l'Utilisateur, ses clients, ses prestataires ou des tiers, ainsi que toute information confidentielle, avant toute présentation ;
- l'Utilisateur peut à tout moment s'opposer à cet usage, pour ses propres rapports, par simple demande adressée à contact@koela.io.
Cette autorisation est consentie à titre gratuit et n'emporte aucun transfert de propriété sur le Contenu Utilisateur.
Article 8 — Disponibilité, maintenance et évolutions
Les Services sont fournis dans le cadre d'une obligation de moyens. L'Éditeur s'efforce d'assurer leur disponibilité et leur bon fonctionnement, sans garantir une accessibilité ou une absence d'erreur ininterrompue. L'Éditeur peut interrompre les Services pour maintenance, mise à jour, correction ou raison de sécurité, le cas échéant sans préavis en cas d'urgence. Les mises à jour peuvent modifier les fonctionnalités.
Article 9 — Responsabilité
Les stipulations du présent article s'appliquent dans les limites permises par la loi.
9.1 Contenu et données de l'Utilisateur
L'Utilisateur est seul responsable du Contenu Utilisateur qu'il crée, importe, stocke ou diffuse, ainsi que de sa licéité, de son exactitude et de sa conservation. L'Éditeur n'exerce aucun contrôle éditorial sur ce contenu et ne saurait être tenu responsable des informations, pièces jointes, photographies ou données figurant dans les rapports, ni de l'usage qu'en font l'Utilisateur ou les Prestataires destinataires.
9.2 Sauvegardes
Il appartient à l'Utilisateur de conserver ses propres sauvegardes de ses contenus et données, en particulier pour KoelaReport Local où les données résident sur son appareil. L'Éditeur ne garantit pas la récupération des données et ne saurait être tenu responsable d'une perte de données, quelle qu'en soit la cause.
9.3 Exclusions et limitation
Dans la mesure permise par la loi, l'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects ou immatériels, notamment : perte de données, perte d'exploitation, perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, perte de chance, atteinte à l'image, préjudice commercial ou financier, résultant notamment :
- d'un bug, d'une anomalie, d'une interruption, d'une indisponibilité ou d'une mise à jour des Services ;
- d'une perte, altération ou indisponibilité de données ou de fichiers ;
- d'une impossibilité temporaire ou définitive d'utiliser tout ou partie des Services ;
- d'un usage non conforme des Services par l'Utilisateur ou un tiers ;
- de la défaillance d'un service tiers (hébergeur, prestataire de paiement, fournisseur d'accès, magasin d'applications).
En tout état de cause, et sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité de l'Éditeur, si elle était engagée, serait limitée au montant effectivement payé par l'Utilisateur au titre des Services au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur ; lorsque les Services sont utilisés à titre gratuit, notamment pendant une période d'essai, à un montant symbolique.
9.4 Force majeure
L'Éditeur ne saurait être tenu responsable en cas d'inexécution due à un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.
Article 10 — Services et liens tiers
Les Services s'appuient sur des prestataires tiers, notamment Stripe (paiement), OVH (hébergement) et, pour l'Assistant Koela (IA), un prestataire fournissant le moteur d'intelligence artificielle. La liste nominative et à jour de ces prestataires est publiée sur https://www.koela.io/sous-traitants. L'Éditeur n'est pas responsable du fonctionnement, des conditions ou des éventuels manquements de ces tiers.
Article 11 — Suspension et résiliation
L'Éditeur peut suspendre ou résilier l'accès d'un Utilisateur en cas de manquement aux CGU, notamment de partage d'une Licence ou d'Identifiants (article 4.2), d'usage frauduleux ou illicite, ou de risque pour la sécurité des Services, le cas échéant sans préavis. L'Utilisateur peut cesser d'utiliser les Services et supprimer son Compte à tout moment, sous réserve des CGV pour les offres payantes.
Article 12 — Données personnelles
Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité et, pour les clients professionnels, dans l'Accord de sous-traitance (DPA).
Article 13 — Modification des CGU
L'Éditeur peut modifier les CGU à tout moment. Les Utilisateurs sont informés des modifications substantielles. La poursuite de l'utilisation vaut acceptation de la version en vigueur.
Article 14 — Droit applicable et litiges
Les présentes CGU sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, les litiges relèvent des tribunaux compétents.
