Article 1 — Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente (« CGV ») régissent la souscription aux offres payantes Koela (KoelaReport Local et KoelaOne Premium) et à toute option payante, proposées par Quentin Froger, entrepreneur individuel (« l'Éditeur »). Elles s'appliquent exclusivement aux clients professionnels souscrivant pour les besoins de leur activité (« le Client ») : les offres ne sont pas proposées aux consommateurs. Lors de la commande, le Client déclare agir à titre professionnel et indique le numéro SIRET de l'établissement à facturer. Elles complètent les CGU ; en cas de contradiction sur un point commercial, les CGV prévalent.
Article 2 — Offres et caractéristiques
Les caractéristiques essentielles de chaque offre (fonctionnalités, limites, capacité de stockage, nombre d'utilisateurs) sont décrites sur le site et/ou dans l'application au moment de la souscription. Les évolutions substantielles défavorables sont communiquées au Client, qui peut alors résilier dans les conditions de l'article 9.
Chaque offre est souscrite par Licence, au sens des CGU : le nombre de Licences souscrites détermine le nombre de personnes autorisées à utiliser les Services.
Article 3 — Prix
Les prix sont indiqués en euros. L'Éditeur relève du régime de la franchise en base de TVA : TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts. L'Éditeur peut modifier ses prix à tout moment ; le prix applicable est celui en vigueur au moment de la commande ou du renouvellement. Toute modification tarifaire affectant un abonnement en cours est notifiée au Client avant son entrée en vigueur, le Client pouvant résilier s'il refuse le nouveau prix.
Article 4 — Commande et paiement
La souscription s'effectue en ligne. Le paiement est opéré via Stripe. Le Client garantit disposer des autorisations nécessaires pour le moyen de paiement utilisé. Aucune donnée de carte bancaire n'est conservée par l'Éditeur. La commande est ferme après validation du paiement. En cas de défaut ou de rejet de paiement, l'Éditeur peut suspendre ou résilier l'accès à l'offre concernée.
Article 5 — Abonnement, durée et renouvellement
Les offres payantes sont souscrites pour la durée indiquée lors de la commande. Sauf indication contraire, l'abonnement est reconductible tacitement pour des périodes de même durée. Le Client est informé, dans les conditions prévues par la loi, de la faculté de ne pas reconduire et peut résilier la reconduction depuis son Compte ou par demande adressée à contact@koela.io.
Période d'essai. Lorsqu'une offre comporte une période d'essai, celle-ci est accordée une seule fois par Client, couvre l'ensemble de l'entreprise et prend fin à une date unique, fixée à la souscription : toute licence ajoutée en cours d'essai bénéficie uniquement des jours restants et est facturée avec les autres à compter de cette date. La période d'essai est limitée à six (6) licences. Si le Client demande à dépasser ce plafond, la période d'essai prend fin immédiatement et l'ensemble des licences — y compris celles précédemment à l'essai — est facturé à compter de ce jour ; cette bascule n'intervient qu'après confirmation expresse du Client, valant commande avec obligation de paiement.
Résiliation en cours de période. La résiliation prend effet au terme de la période déjà réglée (mois en cours, ou année en cours pour la formule annuelle) : l'accès est maintenu jusqu'à ce terme et les sommes versées au titre de la période entamée restent acquises à l'Éditeur, sans remboursement prorata temporis.
Article 6 — Licences nominatives et utilisation conforme
Principe. Le nombre de Licences souscrites doit, à tout moment, être au moins égal au nombre de personnes physiques qui utilisent les Services au titre de l'abonnement. Chaque Licence est personnelle et nominative dans les conditions de l'article 4 des CGU. La mise à disposition d'une même Licence ou des mêmes Identifiants à plusieurs personnes constitue un manquement du Client à une obligation essentielle du contrat.
Constat. L'Éditeur peut vérifier le respect du présent article au moyen des données techniques de connexion (date, heure, adresse IP et localisation approximative qui s'en déduit, type et identifiant technique de l'Appareil). Constituent notamment des indices de l'utilisation d'une même Licence par plusieurs personnes :
- des connexions simultanées, ou rapprochées dans le temps, depuis des Appareils différents ;
- des connexions depuis des lieux géographiquement incompatibles avec le délai qui les sépare ;
- le renouvellement fréquent des Appareils utilisés au titre d'une même Licence ;
- la neutralisation ou le contournement des mesures techniques prévues à l'article 4.4 des CGU.
Les parties conviennent, conformément à l'article 1356 du Code civil, que les journaux de connexion conservés par l'Éditeur font foi entre elles, sauf preuve contraire apportée par le Client.
Régularisation. Lorsqu'il constate une utilisation non conforme, l'Éditeur en informe le Client par e-mail adressé à l'administrateur du Compte, en indiquant les éléments relevés. Le Client dispose de quinze (15) jours à compter de cet envoi pour présenter ses observations ou régulariser sa situation, en souscrivant les Licences nécessaires ou en mettant fin à l'utilisation non conforme. À défaut, l'Éditeur peut, à son choix, séparément ou cumulativement :
- facturer au Client les Licences manquantes, au tarif en vigueur, pour la période courant de la date du premier constat jusqu'à la régularisation, notamment en ajustant le nombre de Licences de l'abonnement en cours ;
- suspendre les Licences ou les Identifiants concernés jusqu'à la régularisation ;
- en cas de réitération, résilier l'abonnement pour manquement, dans les conditions de l'article 9.
Cette procédure s'applique sans préjudice des mesures techniques prévues à l'article 4.4 des CGU, qui peuvent être mises en œuvre sans notification préalable, de la suspension immédiate prévue à l'article 11 des CGU en cas de fraude caractérisée, et de tous dommages et intérêts.
Réduction du nombre de Licences. La réduction du nombre de Licences prend effet au terme de la période déjà réglée, dans les conditions de l'article 5. Le Client est averti par e-mail avant cette échéance lorsque le nombre d'Utilisateurs autorisés actifs excède le nombre de Licences maintenues, et peut jusqu'à cette date choisir lui-même les accès à conserver. À défaut, les accès en surnombre sont suspendus à l'échéance : d'abord ceux qui ne sont rattachés à aucune Licence expressément attribuée, puis, si nécessaire, par tirage aléatoire parmi les autres, sans jamais suspendre celui du titulaire du Compte. Les accès suspendus peuvent être rétablis à tout moment par la souscription de Licences supplémentaires.
Article 7 — Option « Assistant IA Koela »
L'option « Assistant IA Koela » est une option payante donnant accès, pour chaque utilisateur auquel elle est attribuée, à l'Assistant Koela (IA). Elle comprend l'ensemble des fonctionnalités de l'assistant :
- la correction orthographique, grammaticale et typographique du rapport entier ;
- l'aide à la rédaction (propositions de reformulation) ;
- la dictée vocale du rapport, guidée pas-à-pas ou en dictée libre, en langage naturel.
Prix et facturation. L'option est facturée par utilisateur et par période, au tarif en vigueur au jour de la commande, tel qu'affiché sur la page Tarifs du site (https://www.koela.io/tarifs) et récapitulé avant la validation de la commande (TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts). Elle fait l'objet d'un abonnement distinct de celui des licences : le Client choisit librement sa périodicité, mensuelle ou annuelle, indépendamment de celle de son abonnement principal, et l'option dispose de sa propre date d'échéance et de ses propres factures. En cas d'activation en cours de période, la facturation est calculée au prorata. Toute évolution du tarif est communiquée au Client au moins trente (30) jours avant son application aux périodes suivantes ; à défaut d'acceptation, le Client peut désactiver l'option dans les conditions du présent article.
Activation. L'option est activée par l'administrateur du compte, utilisateur par utilisateur, depuis le portail KoelaOne, sans engagement supplémentaire. Elle ne bénéficie d'aucune période d'essai : son activation est facturée immédiatement, y compris lorsque l'abonnement aux licences est lui-même en période d'essai.
Changement de périodicité. Le passage de la périodicité mensuelle à annuelle, ou l'inverse, s'effectue depuis le portail. Il prend effet immédiatement et la différence est calculée au prorata ; aucun remboursement n'est effectué, un éventuel trop-perçu étant imputé sur les échéances suivantes.
Désactivation. La désactivation est demandée depuis le portail, utilisateur par utilisateur. Elle prend effet au terme de la période déjà réglée : l'utilisateur conserve l'accès à l'option jusqu'à ce terme, l'option n'est plus facturée à compter de l'échéance suivante, et les sommes versées au titre de la période entamée restent acquises à l'Éditeur, sans remboursement prorata temporis, dans les conditions de l'article 5. Une réactivation intervenant avant ce terme annule la désactivation sans nouvelle facturation. Le retrait de la Licence d'un utilisateur ou la désactivation de son compte met fin à son accès à l'option, la période entamée demeurant due.
Limite d'utilisation équitable. L'usage de l'option est soumis à une limite quotidienne d'utilisation équitable, appréciée par utilisateur. L'utilisateur approchant cette limite en est averti avant tout blocage ; le dépassement n'entraîne en aucun cas de facturation supplémentaire, seul l'accès à l'option étant suspendu jusqu'au jour suivant. L'Éditeur peut ajuster cette limite afin de préserver la qualité et la disponibilité du service pour l'ensemble des utilisateurs.
Recharges de crédits. Au-delà de la limite quotidienne, l'administrateur du compte peut acheter, depuis le portail KoelaOne, des packs de crédits prépayés (paiement en une fois, ajouté à l'historique de facturation du compte). Les crédits sont partagés entre les utilisateurs du compte, ne sont consommés qu'au-delà de la limite quotidienne d'un utilisateur, n'expirent pas et ne sont ni remboursables ni convertibles. Aucun dépassement n'est jamais facturé automatiquement : sans crédits, l'accès est simplement suspendu jusqu'au jour suivant.
Absence de garantie de résultat. Les fonctions d'intelligence artificielle sont fournies « en l'état », dans le cadre de l'obligation de moyens prévue aux CGU. Les contenus produits par l'Assistant Koela (IA) sont des propositions : l'utilisateur doit les relire, les corriger le cas échéant et les valider avant toute finalisation ou diffusion d'un rapport, conformément aux CGU.
Article 7 bis — Option « Bibliothèque modifiable »
L'option « Bibliothèque modifiable » permet au Client de faire évoluer lui-même, depuis le portail KoelaOne, la bibliothèque de textes des modèles de rapport que l'Éditeur a réalisés pour lui (textes proposés, compléments, textes de conclusion) : modifier un texte, le masquer ou en ajouter un. La structure des modèles (questions, mise en page, fonds, calculs) n'entre pas dans l'option et reste réalisée par l'Éditeur ; le Client peut toujours lui demander une modification de modèle dans les conditions habituelles.
Prix et durée. L'option est souscrite pour l'ensemble de l'entreprise du Client, quel que soit le nombre de ses utilisateurs, pour une durée d'un (1) an à compter de son activation, au tarif en vigueur affiché sur la page Tarifs du site (https://www.koela.io/tarifs) (TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts). Sa période est indépendante de celle de l'abonnement aux Licences : elle court à compter de l'activation, sans calcul au prorata ni alignement sur une autre échéance. L'Éditeur peut l'accorder gracieusement pour une période déterminée, qu'il indique au Client ; la poursuite de l'option au-delà est proposée au tarif en vigueur.
Activation et renouvellement. L'option est activée par l'Éditeur à la demande du Client. À son échéance, elle peut être renouvelée pour un (1) an, sur acceptation du Client, au tarif alors en vigueur ; à défaut de renouvellement, elle prend fin. Les sommes versées au titre d'une période entamée restent acquises à l'Éditeur, sans remboursement prorata temporis.
Accès. L'option est ouverte au titulaire et aux administrateurs du Compte. Un administrateur peut l'ouvrir, individuellement, à des managers de l'entreprise.
Mise à jour du modèle. Chaque modification validée par le Client met à jour la bibliothèque du modèle en service dans son entreprise. Les rapports déjà commencés conservent les propositions antérieures ; les textes déjà insérés dans un rapport ne sont jamais modifiés.
Bibliothèque d'origine et mises à jour. La bibliothèque d'origine réalisée par l'Éditeur est conservée par celui-ci, ainsi que les versions successives de la bibliothèque du Client ; l'Éditeur peut rétablir l'une ou l'autre à la demande du Client. Lorsque l'Éditeur met à jour un modèle, ses nouveautés sont réunies avec la bibliothèque du Client : les textes modifiés, masqués ou ajoutés par le Client sont conservés, et les nouveaux textes de l'Éditeur sont ajoutés, sauf lorsqu'ils reprennent un texte déjà présent.
Responsabilité. Les textes modifiés ou ajoutés par le Client constituent du Contenu Utilisateur au sens des CGU. Le Client en est seul responsable, notamment de leur exactitude technique et de leur conformité aux règles de sa profession ; l'Éditeur ne les relit pas.
Fin de l'option. À la fin de l'option, la bibliothèque publiée par le Client reste en place dans ses modèles et continue d'être utilisée par ses utilisateurs ; seule la possibilité de la modifier est retirée. Le Client peut demander à l'Éditeur de rétablir la bibliothèque d'origine.
Article 8 — Disponibilité du service
L'Éditeur fournit les Services dans le cadre d'une obligation de moyens. Aucune garantie de disponibilité ininterrompue n'est consentie, sauf engagement de niveau de service (SLA) expressément stipulé pour une offre. Les opérations de maintenance et de mise à jour peuvent entraîner des interruptions.
Article 9 — Résiliation
Le Client peut résilier son abonnement dans les conditions de l'article 5. L'Éditeur peut résilier ou suspendre l'abonnement en cas de manquement du Client (notamment défaut de paiement, utilisation non conforme des Licences au sens de l'article 6, usage illicite ou contraire aux CGU), le cas échéant après mise en demeure restée infructueuse, sauf urgence. À l'issue de l'abonnement, l'accès aux fonctionnalités payantes cesse.
Article 10 — Réversibilité et récupération des données
Avant le terme de l'abonnement, le Client peut exporter ses rapports et données dans un format exploitable mis à disposition par les Services (notamment PDF et export .koela pour les modèles). Au-delà d'un délai de trente (30) jours après la fin de l'abonnement, l'Éditeur peut supprimer les données hébergées, sous réserve des obligations légales de conservation. Il appartient au Client de procéder à ses propres sauvegardes ; l'Éditeur recommande de conserver des copies des documents importants.
Article 11 — Responsabilité
Les limitations et exclusions de responsabilité figurant à l'article 9 des CGU s'appliquent aux présentes CGV.
Article 12 — Propriété intellectuelle
L'article « Propriété intellectuelle » des CGU s'applique intégralement. La souscription d'une offre payante n'emporte aucune cession de droits de propriété intellectuelle ; elle confère uniquement un droit d'usage limité au périmètre de l'offre et à sa durée.
Article 13 — Droit applicable et litiges
Les présentes CGV sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, les litiges relèvent des tribunaux compétents.
